Kinh Nghiệm Đặt Quà Tết Doanh Nghiệp Số Lượng Lớn: Quy Trình 5 Bước Cho HR & Thu Mua

1. Vì sao nên khởi động kế hoạch quà Tết từ tháng 10 – tháng 11 dương lịch?

Giữa thị trường quà Tết doanh nghiệp đầy sôi động, việc lên kế hoạch thu mua sớm là yếu tố quyết định giúp bộ phận HR & Purchasing làm chủ ngân sách và chất lượng. Mùa cao điểm sản xuất thường bắt đầu từ đầu tháng 12 dương lịch.

Việc chốt mẫu sớm từ 30–45 ngày trước Tết giúp doanh nghiệp giữ được nguồn hàng ổn định, chủ động thời gian duyệt mẫu in logo và tránh tình trạng quá tải vận chuyển những tuần giáp Tết.

• Chủ động ngân sách & chiết khấu: Đàm phán được mức chiết khấu sỉ tốt nhất từ 10% – 25% kèm ưu đãi miễn phí khuôn in logo.
• Có mẫu thực tế trình Ban Giám Đốc: Đủ thời gian nhận mẫu vật lý tận văn phòng để kiểm tra chất lượng hạt, mứt, trà và kết cấu hộp.
• Đảm bảo tiến độ giao đa điểm: Lên lịch giao chính xác tới từng chi nhánh tại TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng và các tỉnh.

\n

2. Checklist 5 bước kiểm soát chất lượng đơn hàng B2B

Để tránh rủi ro hàng giao thực tế khác với hình ảnh chào giá, bộ phận thu mua cần thực hiện đầy đủ quy trình 5 bước tiêu chuẩn sau:

• Bước 1 — Phân nhóm đối tượng nhận quà: Tách bạch rõ danh sách Khách hàng VIP, Đối tác chiến lược và Cán bộ công nhân viên kèm ngân sách đã gồm VAT.
• Bước 2 — Kiểm tra bảng kê định lượng: Yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng kê chi tiết từng thành phần (tên sản phẩm, trọng lượng tịnh, xuất xứ, hạn sử dụng tối thiểu).
• Bước 3 — Duyệt Maket 2D/3D & Mẫu thực tế: Ký duyệt vị trí gắn tag đồng logo, nội dung thiệp chúc Tết và giữ lại mẫu đối chứng (Sample).
• Bước 4 — Thống nhất SLA vận chuyển: Quy định rõ lịch giao hàng theo từng đợt hoặc từng điểm chi nhánh, cam kết đổi mới 1:1 nếu móp hộp khi vận chuyển.
• Bước 5 — Nghiệm thu & Chứng từ kế toán: Kiểm tra biên bản bàn giao, hợp đồng kinh tế và xuất hóa đơn điện tử VAT hợp lệ.

3. Tiêu chuẩn cá nhân hóa thương hiệu trên bộ quà Tết

Một bộ quà Tết doanh nghiệp ấn tượng không chỉ ngon ở hương vị đặc sản 3 miền mà còn phải truyền tải tinh tế dấu ấn thương hiệu của người tặng.

• Tag đồng / nhôm phay xước khắc laser: Tạo điểm nhấn sang trọng ngay chính diện giỏ quà hoặc nắp hộp gỗ.
• Thiệp chúc Tết & phong bao lì xì đồng bộ: In lời chúc riêng của Ban Lãnh Đạo cùng mã QR dẫn về trang chúc Tết của công ty.